Firma ma kilkaset produktów i chce przygotować drukowany katalog. Na początku naturalnym pomysłem może być zebranie całej oferty w jednej publikacji. Klient dostaje wtedy jeden materiał, w którym teoretycznie znajduje wszystko. W praktyce wraz ze wzrostem liczby produktów katalog staje się grubszy, cięższy i trudniejszy do szybkiego przeglądania. Osoba zainteresowana jedną grupą produktów może otrzymać kilkadziesiąt lub nawet kilkaset stron, z których większość nie jest jej potrzebna.

Alternatywą jest podzielenie oferty na kilka mniejszych katalogów tematycznych. Zamiast jednego katalogu obejmującego całą ofertę można przygotować osobne publikacje dla poszczególnych grup produktów, zastosowań, branż albo typów klientów. Nie oznacza to jednak, że dzielenie katalogu zawsze jest lepsze. Przy mniejszej i spójnej ofercie jedna publikacja może być znacznie wygodniejsza.

Decyzję warto więc podjąć jeszcze przed rozpoczęciem składu. Podział oferty wpływa nie tylko na liczbę stron, lecz także na projekt, oprawę, nakład, sposób dystrybucji i późniejsze aktualizowanie materiałów. Jest to jeden z najważniejszych elementów planowania struktury katalogu produktowego, dlatego dobrze ustalić go przed przygotowaniem pierwszych gotowych stron.

Kiedy jeden duży katalog ma sens?

Jeden katalog jest wygodnym rozwiązaniem przede wszystkim wtedy, gdy oferta tworzy spójną całość i większość odbiorców może być zainteresowana znaczną jej częścią. Dobrym przykładem będzie producent wyposażenia, którego produkty należą do kilku powiązanych kategorii i często są kupowane razem. Klient rozpoczynający od jednej grupy może podczas przeglądania katalogu zainteresować się również produktami uzupełniającymi.

Duża publikacja pozwala w takim przypadku pokazać szerokość oferty, zachować jednolitą prezentację marki i stworzyć jeden materiał, który handlowiec może zabrać na spotkanie. Nie musi zastanawiać się przed wizytą, które z kilku katalogów będą potrzebne. Podobnie wygląda sytuacja podczas targów albo prezentacji, gdy zakres rozmowy z klientem trudno przewidzieć.

Jeden katalog ułatwia również prezentowanie zależności pomiędzy produktami. Można prowadzić odbiorcę od całych kategorii do konkretnych modeli, następnie do wariantów, akcesoriów i produktów powiązanych. Warunkiem jest jednak dobra nawigacja. Przy stu czy dwustu stronach sam spis treści może już nie wystarczyć. Potrzebne mogą być wyraźne strony działowe, oznaczenia kategorii, indeks produktów, numery katalogowe oraz konsekwentny układ stron. Właśnie dlatego przed projektowaniem warto najpierw przygotować przemyślaną strukturę całego katalogu.

Kiedy duży katalog zaczyna przeszkadzać?

Problem pojawia się wtedy, gdy duża objętość nie wynika z rzeczywistej potrzeby odbiorcy, lecz wyłącznie z założenia, że wszystko powinno znaleźć się w jednym katalogu. Publikacja może mieć wtedy 150 stron, chociaż konkretny klient regularnie korzysta z kilkunastu z nich. Firma płaci za wydrukowanie, oprawienie, przechowywanie i wysyłkę treści, które dla części odbiorców nie mają większego znaczenia.

Duży katalog wymaga również bardzo dobrze zaplanowanej struktury. Im więcej kategorii, produktów i wariantów, tym łatwiej stworzyć publikację, w której użytkownik wie, że informacja gdzieś się znajduje, ale nie potrafi jej szybko odnaleźć. W takim przypadku problemem nie jest sama liczba stron. Problemem staje się droga, którą klient musi przejść od otwarcia katalogu do znalezienia właściwego produktu.

Nie należy też próbować za wszelką cenę zmniejszać liczby stron przez maksymalne zagęszczanie zawartości. Kilka produktów może oczywiście znaleźć się na jednej stronie, szczególnie wtedy, gdy mają podobną konstrukcję lub różnią się tylko wariantami. Nadal muszą jednak pozostać czytelne zdjęcia, nazwy, numery produktów, ceny, warianty oraz najważniejsze parametry. Zbyt duża liczba informacji na jednej stronie może skrócić katalog, ale jednocześnie znacząco utrudnić korzystanie z niego.

Kiedy lepiej przygotować kilka katalogów tematycznych?

Podział szczególnie dobrze sprawdza się wtedy, gdy firma obsługuje wyraźnie różne grupy klientów. Producent może mieć na przykład produkty przeznaczone dla przemysłu, budownictwa, gastronomii i klientów indywidualnych. Umieszczenie wszystkich grup w jednym katalogu jest możliwe, ale niekoniecznie będzie wygodne. Odbiorca z jednej branży otrzyma wtedy dużą ilość informacji dotyczących zastosowań, które go nie interesują.

Kilka katalogów pozwala przygotować zawartość bliższą konkretnej sytuacji klienta. Nie trzeba przy tym ograniczać się do prostego podziału według kategorii produktowych. Publikacje można podzielić według zastosowania, branży, poziomu technicznego oferty, sposobu sprzedaży albo etapu podejmowania decyzji.

Firma sprzedająca rozbudowane systemy techniczne może na przykład przygotować krótszy katalog ogólny prezentujący najważniejsze grupy produktów oraz osobne katalogi techniczne dla poszczególnych systemów. Pierwsza publikacja służy wtedy do przedstawienia zakresu oferty, natomiast druga może zawierać szczegółowe parametry, tabele, rysunki, oznaczenia i warianty potrzebne osobom wybierającym konkretny produkt.

Podział według produktów czy według odbiorców?

To jedna z ważniejszych decyzji. Struktura firmy nie zawsze odpowiada sposobowi, w jaki klient szuka produktu. Producent może wewnętrznie dzielić ofertę według technologii, materiałów albo linii produkcyjnych, podczas gdy klient myśli przede wszystkim o swoim zastosowaniu.

Załóżmy, że firma oferuje kilkaset elementów wyposażenia dla sklepów, biur, hoteli i restauracji. Można stworzyć katalogi „Meble”, „Oświetlenie”, „Akcesoria” i „Systemy ekspozycyjne”. Można jednak również przygotować publikacje „Wyposażenie hoteli”, „Wyposażenie gastronomii” oraz „Wyposażenie sklepów”. Oba podziały mogą mieć sens, ale prowadzą użytkownika przez ofertę w zupełnie inny sposób.

Dlatego przed podziałem katalogu warto spojrzeć na ofertę z perspektywy osoby, która będzie go otrzymywała. Trzeba ustalić, czego szuka, które produkty rzeczywiście porównuje oraz jakie informacje powinny znajdować się obok siebie. Dopiero później warto ustalić granice poszczególnych publikacji. Pomocne będzie wcześniejsze przygotowanie planu struktury katalogu, nawet jeżeli na tym etapie będzie to jedynie prosta rozpiska kategorii i liczby stron.

Kilka katalogów może ułatwić pracę handlowcom

Katalog nie zawsze trafia bezpośrednio z magazynu do klienta. Często korzysta z niego przedstawiciel handlowy, doradca albo osoba przygotowująca ofertę. W takim przypadku kilka publikacji może pozwolić lepiej dopasować materiały do konkretnego spotkania.

Handlowiec jadący do klienta zainteresowanego określoną grupą produktów może zabrać katalog dotyczący właśnie tej części oferty. Nie musi wręczać obszernej publikacji zawierającej wiele niepotrzebnych działów. Mniejszy katalog łatwiej również wysłać razem z próbkami, ofertą albo innymi materiałami.

Nie oznacza to jednak, że należy tworzyć osobny katalog dla każdej niewielkiej kategorii. Zbyt daleko posunięty podział powoduje odwrotny problem. Zamiast jednej zbyt grubej publikacji powstaje kilkanaście cienkich materiałów, w których trudno utrzymać porządek. Podział powinien wynikać z rzeczywistych różnic w ofercie i sposobie jej prezentowania.

Co zrobić, gdy część produktów często się zmienia?

To mocny argument za podziałem katalogu. Wyobraźmy sobie firmę, która ma 300 produktów podstawowych zmieniających się bardzo rzadko oraz 80 produktów sezonowych wymienianych dwa razy w roku. Umieszczenie wszystkiego w jednej publikacji powoduje, że zmiana stosunkowo niewielkiej części oferty może wymagać przygotowania kolejnej wersji całego katalogu.

Po podziale można pozostawić główną publikację bez zmian, a częściej drukować jedynie mniejszy katalog sezonowy. Podobne rozwiązanie może być przydatne, gdy jedna grupa produktów regularnie otrzymuje nowe modele, podczas gdy pozostała część asortymentu pozostaje stabilna przez kilka lat.

Przed podjęciem decyzji warto więc spojrzeć nie tylko na obecną ofertę, lecz także na sposób jej aktualizowania. Katalog przygotowuje się na określony czas. Jeżeli wiadomo, że za kilka miesięcy zmieni się jedna z jego głównych sekcji, już na etapie planowania można zastanowić się, czy nie powinna funkcjonować jako osobna publikacja.

Czy kilka mniejszych katalogów będzie tańszych w druku?

Nie można przyjąć takiej zasady. Koszt zależy między innymi od liczby stron, formatu, papieru, rodzaju oprawy, nakładu i sposobu druku. Rozdzielenie jednej publikacji na kilka części oznacza również kilka okładek zamiast jednej. Z drugiej strony firma nie zawsze musi drukować wszystkie katalogi w identycznej liczbie egzemplarzy.

To właśnie nakład może być ważniejszy od prostego porównania liczby stron. Jeżeli katalog dotyczący głównej grupy produktów potrzebny jest w 2000 egzemplarzy, a specjalistyczny katalog techniczny tylko w 300, drukowanie obu części jako jednej publikacji oznaczałoby wykonanie 1700 niepotrzebnych kompletów sekcji technicznej. Przy osobnych katalogach nakład każdej publikacji można ustalić zgodnie z rzeczywistym zapotrzebowaniem.

Przed ostatecznym podziałem warto więc porównać kilka wariantów produkcyjnych, a nie tylko liczbę stron. W Versoprint można również omówić konkretny projekt przed realizacją i zestawić wariant jednej większej publikacji z kilkoma mniejszymi. Przy nietypowych parametrach najlepiej skontaktować się bezpośrednio z drukarnią Versoprint i podać orientacyjną liczbę stron, format oraz planowane nakłady.

Jeden katalog główny i mniejsze katalogi specjalistyczne

W przypadku bardzo szerokiej oferty nie zawsze trzeba wybierać wyłącznie pomiędzy jednym dużym katalogiem a kilkoma całkowicie niezależnymi publikacjami. Można zastosować model pośredni.

Katalog główny prezentuje wtedy firmę, najważniejsze grupy produktów oraz reprezentatywne modele. Jego zadaniem jest pokazanie zakresu oferty i skierowanie klienta do interesującej go kategorii. Osobne katalogi rozwijają wybrane działy i zawierają więcej modeli, wariantów, danych technicznych, przykładów zastosowań oraz informacji potrzebnych przy wyborze konkretnego rozwiązania.

Takie rozwiązanie może być szczególnie praktyczne w firmach o rozbudowanej ofercie technicznej. Nie trzeba umieszczać setek tabel i parametrów w publikacji, która ma przede wszystkim przedstawić markę i zakres oferty. Dane można przenieść do materiałów specjalistycznych, zachowując w katalogu głównym czytelną prezentację najważniejszych produktów.

Warto również pamiętać, że główny katalog i katalogi specjalistyczne nie muszą mieć takiej samej konstrukcji. Publikacja ogólna może pełnić bardziej wizerunkową funkcję, podczas gdy katalog techniczny powinien być przede wszystkim wygodnym narzędziem pracy.

Nie powtarzaj tych samych stron w każdym katalogu

Przy kilku katalogach tematycznych łatwo wpaść w pułapkę kopiowania. Kilka stron o firmie, kilka stron ogólnych informacji, te same produkty uzupełniające, identyczne tabele i na końcu ta sama sekcja kontaktowa. Jeżeli powtórzenia zajmują dużą część każdej publikacji, warto ponownie zastanowić się nad przyjętą strukturą.

Pewne elementy oczywiście mogą się powtarzać. Logo, dane kontaktowe, krótka prezentacja firmy czy podstawowe informacje dotyczące zamawiania powinny być dostępne w każdej samodzielnej publikacji. Nie ma jednak potrzeby przenoszenia kilkunastu stron wspólnej treści tylko dlatego, że znalazły się w pierwszym katalogu.

Każdy katalog tematyczny powinien być zrozumiały bez pozostałych części, ale jednocześnie powinien mieć własne wyraźne zadanie. Dzięki temu klient wie, dlaczego otrzymał właśnie tę publikację.

Podział katalogów wpływa na sposób projektowania stron

Decyzję o liczbie publikacji trzeba podjąć przed właściwym projektowaniem, ponieważ wpływa ona na numerację, spisy treści, indeksy, oznaczenia kategorii i system nawigacji. W serii katalogów warto zachować wspólne zasady wizualne, aby odbiorca od razu widział, że wszystkie materiały należą do jednej rodziny.

Nie oznacza to, że każdy katalog musi wyglądać identycznie. Można zastosować różne fotografie okładkowe, oznaczenia kategorii albo inne elementy pozwalające szybko odróżnić poszczególne części. Wspólne powinny pozostać między innymi typografia, sposób prezentowania produktów, hierarchia informacji i podstawowe elementy identyfikacji firmy.

Ważne jest również zachowanie odpowiedniej rezerwy miejsca przy grzbiecie oraz uwzględnienie rodzaju oprawy podczas projektowania. Inaczej przygotowuje się cienki katalog szyty zszywkami, inaczej rozbudowaną publikację klejoną, a jeszcze inaczej katalog przeznaczony do oprawy spiralnej.

Podział na kilka katalogów może zmienić wybór oprawy

Jeden katalog obejmujący całą ofertę może mieć na przykład 180 stron, natomiast po podziale mogą powstać trzy publikacje po około 60 stron. To nie jest wyłącznie zmiana organizacyjna. Zmieniają się również możliwości wykonania każdego katalogu.

Przy bardziej rozbudowanej publikacji można rozważyć oprawę klejoną z grzbietem. Po podziale na cieńsze części możliwa może być oprawa szyta zszywkami. Z kolei specjalistyczny katalog używany przez handlowców, projektantów albo serwisantów może dobrze sprawdzić się na spirali, ponieważ łatwo pozostawić go otwartego na konkretnej stronie.

Nie należy więc najpierw wybierać oprawy, a dopiero później zastanawiać się nad podziałem zawartości. Obie decyzje są ze sobą powiązane. Dokładne różnice pomiędzy rozwiązaniami opisujemy w poradniku katalog szyty, klejony czy spiralowany – jaką oprawę wybrać.

Warto zwrócić na to uwagę szczególnie przy katalogach tematycznych, ponieważ po podziale każda publikacja może mieć inną objętość i pełnić inną funkcję. Nie ma obowiązku wykonywania wszystkich części serii w identycznej oprawie, jeżeli sposób korzystania z nich jest różny.

Jak zdecydować: jeden katalog czy kilka?

Najlepiej zacząć nie od liczby stron, lecz od odbiorców. Trzeba sprawdzić, czy ta sama osoba rzeczywiście potrzebuje większości produktów znajdujących się w katalogu. Następnie warto przeanalizować sposób dystrybucji, częstotliwość zmian w ofercie oraz planowane nakłady.

Jeżeli prawie każdy klient korzysta z większości oferty, produkty są ze sobą mocno powiązane, a publikacja nie staje się przez to nieporęczna, jeden katalog może być najprostszym rozwiązaniem. Jeżeli natomiast firma ma wyraźnie różne grupy klientów, rozbudowane kategorie, odmienne kanały sprzedaży albo część oferty zmieniającą się znacznie częściej od pozostałej, kilka katalogów tematycznych może uporządkować komunikację i ograniczyć drukowanie zbędnych stron.

Przy bardzo szerokim asortymencie warto również rozważyć wariant mieszany: jeden krótszy katalog przekrojowy oraz kilka publikacji specjalistycznych. Klient otrzymuje wtedy ogólny obraz oferty, a szczegółowy materiał tylko wtedy, gdy rzeczywiście go potrzebuje.

Najpierw podziel ofertę, dopiero później projektuj katalog

Jednym z kosztowniejszych błędów jest podjęcie decyzji o podziale dopiero po przygotowaniu projektu. Projektant ma wtedy gotowe 150 stron, po czym okazuje się, że lepiej byłoby stworzyć trzy osobne publikacje. Trzeba przebudować okładki, spisy treści, numerację, strony działowe, odsyłacze oraz niekiedy cały układ informacji.

Dlatego przed rozpoczęciem składu dobrze przygotować prosty plan stron. Nie musi być atrakcyjny graficznie. Wystarczy rozpisać kolejność działów, orientacyjną liczbę produktów, liczbę stron przeznaczoną na poszczególne kategorie oraz elementy wspólne. Dokładniej opisaliśmy ten etap w poradniku jak zaplanować strukturę katalogu produktowego.

Gdy struktura jest już ustalona, można przejść do przygotowania projektu i pliku produkcyjnego. Na tym etapie znaczenie mają między innymi spady, marginesy, przestrzeń przy grzbiecie, jakość zdjęć, kolory oraz sposób zapisania PDF-u. Te kwestie omawiamy szerzej w poradniku jak przygotować katalog produktowy do druku.

Takie podejście pozwala uniknąć sytuacji, w której dopiero na etapie przygotowania pliku okazuje się, że liczba stron, oprawa albo sposób podziału treści wymagają przebudowania całej publikacji.

Planujesz druk katalogu i nie wiesz, jak podzielić ofertę?

Jeżeli masz już wstępną liczbę produktów, stron albo gotowy projekt, przed drukiem warto porównać kilka wariantów. Czasami korzystniejszy będzie jeden obszerny katalog, innym razem dwie lub trzy mniejsze publikacje drukowane w różnych nakładach. Znaczenie ma nie tylko cena pojedynczego egzemplarza, lecz także sposób, w jaki materiały będą później wykorzystywane.

Możesz skontaktować się z drukarnią Versoprint i przesłać informacje o planowanym katalogu. Warto podać format, orientacyjną liczbę stron, liczbę produktów, przewidywany nakład oraz sposób dystrybucji. Na tej podstawie łatwiej porównać możliwe warianty wykonania przed przygotowaniem ostatecznego projektu. W przypadku klientów ze Szczecina można również bezpośrednio skonsultować materiały i rozwiązania produkcyjne w drukarni.

Podsumowanie

Nie warto zakładać z góry, że jeden duży katalog jest bardziej profesjonalny, a kilka mniejszych publikacji zawsze będzie wygodniejszych. Najważniejsze jest to, jak klient szuka produktów i w jaki sposób będzie korzystał z materiału.

Jeden katalog dobrze sprawdza się przy spójnej ofercie, której poszczególne części są ze sobą powiązane. Kilka katalogów tematycznych może być lepszym rozwiązaniem, gdy firma obsługuje różne grupy klientów, ma bardzo szeroki asortyment, drukuje poszczególne części oferty w różnych nakładach albo regularnie aktualizuje tylko wybrane grupy produktów. Przy największych ofertach warto również rozważyć połączenie obu modeli: katalog główny pokazujący przekrój asortymentu oraz osobne publikacje rozwijające konkretne kategorie.

Najważniejszą decyzję należy więc podjąć przed projektowaniem. Najpierw trzeba ustalić, co powinno znaleźć się razem z punktu widzenia odbiorcy. Następnie warto rozplanować strukturę katalogu, określić liczbę stron i wybrać odpowiedni sposób oprawy. Dopiero później można przejść do szczegółowego projektu i przygotowania katalogu do druku.

Czy lepiej wydrukować jeden katalog czy kilka mniejszych?

Zależy to przede wszystkim od struktury oferty i sposobu korzystania z materiałów. Jeden katalog dobrze sprawdza się wtedy, gdy produkty są ze sobą powiązane, a większość odbiorców może być zainteresowana znaczną częścią asortymentu. Kilka mniejszych katalogów warto rozważyć przy różnych grupach klientów, rozbudowanych kategoriach albo produktach zmieniających się z różną częstotliwością.

Przy ilu stronach warto podzielić katalog?

Nie istnieje jedna liczba stron, po której katalog należy automatycznie podzielić. Publikacja licząca 150 stron może być bardzo wygodna, jeżeli ma dobrą strukturę i odbiorca korzysta z całej jej zawartości. Z kolei katalog liczący 80 stron może być niepotrzebnie rozbudowany, gdy połowa produktów jest przeznaczona dla zupełnie innej grupy klientów. Liczbę stron należy więc analizować razem ze strukturą oferty i zastosowaniem katalogu.

Czy kilka katalogów tematycznych może mieć wspólny projekt?

Tak. Warto wręcz stworzyć jeden system graficzny dla całej serii. Poszczególne katalogi mogą różnić się zdjęciem na okładce, nazwą działu lub innym elementem identyfikującym kategorię, natomiast układ stron produktowych, typografia, sposób prezentowania parametrów i podstawowe elementy marki powinny pozostać spójne.

Czy każdy katalog tematyczny powinien mieć własny spis treści?

Jeżeli publikacja zawiera kilka działów lub większą liczbę produktów, własny spis treści ułatwi korzystanie z niej. Nie należy zakładać, że klient posiada pozostałe katalogi z serii. Każda część powinna działać jako samodzielna publikacja.

Czy można wydrukować poszczególne katalogi w różnych nakładach?

Tak. Jest to jedna z istotnych zalet podziału oferty. Popularny katalog można zamówić w większej liczbie egzemplarzy, natomiast specjalistyczną publikację przeznaczoną dla węższej grupy klientów w mniejszym nakładzie. Dzięki temu liczba drukowanych egzemplarzy może lepiej odpowiadać rzeczywistemu zapotrzebowaniu.

Czy wszystkie katalogi z jednej serii muszą mieć taką samą oprawę?

Nie. Rodzaj oprawy można dostosować do objętości i zastosowania konkretnej publikacji. Główny katalog może być klejony, krótszy katalog sezonowy szyty zszywkami, a techniczny materiał roboczy oprawiony spiralą. Warto natomiast zachować wspólne elementy projektu, aby cała seria była rozpoznawalna.

Czy warto przygotować katalog główny i katalogi specjalistyczne?

Przy szerokiej ofercie może to być bardzo praktyczne rozwiązanie. Katalog główny przedstawia najważniejsze grupy produktów i daje klientowi obraz całej oferty. Katalogi specjalistyczne rozwijają konkretne działy i mogą zawierać więcej modeli, wariantów, tabel oraz parametrów technicznych.

Czy podział katalogu ułatwia jego późniejszą aktualizację?

Tak, szczególnie gdy poszczególne grupy produktów zmieniają się w różnym tempie. Jeżeli nowości pojawiają się głównie w jednym dziale, można zaktualizować i ponownie wydrukować tylko odpowiedni katalog zamiast przygotowywać od nowa całą dużą publikację.