Informator ma jedno podstawowe zadanie: zebrać ważne dla odbiorcy informacje i podać je w takiej formie, aby można było szybko znaleźć konkretną odpowiedź, adres, usługę, termin, numer telefonu, zasady postępowania albo opis dostępnych możliwości. Z tego powodu dobry informator projektuje się inaczej niż katalog reklamowy czy klasyczną broszurę promocyjną. Liczy się nie tylko estetyka, lecz przede wszystkim przejrzysta struktura, czytelność i wygodne korzystanie z publikacji.

W Versoprint można drukować informatory o bardzo różnym przeznaczeniu: od kilku- lub kilkunastostronicowych publikacji firmowych, przez informatory dla klientów, mieszkańców i turystów, aż po rozbudowane publikacje szkolne, uczelniane, branżowe czy instytucjonalne. W zależności od liczby stron oraz sposobu korzystania z publikacji można wybrać oprawę zszywaną, klejoną albo spiralowaną. Przy małych i średnich nakładach dobrze sprawdza się druk cyfrowy, który pozwala przygotować publikację bez konieczności zamawiania bardzo dużej liczby egzemplarzy.

Czym różni się informator od katalogu, folderu i ulotki?

Granica pomiędzy tymi publikacjami nie zawsze jest oczywista. Informator może zawierać zdjęcia, elementy identyfikacji wizualnej, prezentację usług, mapy czy reklamy, ale jego głównym zadaniem pozostaje przekazywanie uporządkowanych informacji. Katalog koncentruje się przede wszystkim na produktach lub ofercie, ulotka przekazuje stosunkowo niewiele treści na niewielkiej powierzchni, natomiast informator powinien pozwalać odbiorcy wracać do konkretnych wiadomości wtedy, gdy są mu potrzebne.

To rozróżnienie ma znaczenie już podczas projektowania. W informatorze szczególnie ważne są spis treści, logiczne działy, wyraźne nagłówki, numery stron oraz elementy ułatwiające poruszanie się po publikacji. Przy większej liczbie informacji przydają się również indeksy, kolorystyczne oznaczenia działów, tabele, mapy, piktogramy i kody QR prowadzące do aktualizowanych materiałów internetowych.

Informator firmowy – nie tylko prezentacja przedsiębiorstwa

Informator firmowy może być skierowany do klientów, nowych pracowników, partnerów handlowych, dostawców albo osób odwiedzających firmę. Zamiast tworzyć jeden uniwersalny materiał dla wszystkich odbiorców, warto najpierw określić, kto będzie z niego korzystał i jakich informacji będzie szukał.

Informator dla klienta może przedstawiać zakres usług, sposób składania zamówień, przebieg współpracy, dane kontaktowe, lokalizacje oddziałów, odpowiedzi na najczęstsze pytania czy zasady reklamacji. Informator dla nowych pracowników może zawierać informacje organizacyjne, opis działów, ważne kontakty, zasady obowiązujące w firmie oraz praktyczne wskazówki dotyczące pierwszych dni pracy.

Nie należy przy tym zamieniać informatora w katalog reklamowy. Odbiorca powinien szybko znaleźć potrzebną informację, a treści sprzedażowe powinny stanowić uzupełnienie publikacji, a nie utrudniać korzystanie z niej.

Jeżeli materiał jest stosunkowo cienki, praktycznym rozwiązaniem może być publikacja zszywana. Bardziej rozbudowany informator można przygotować jako publikację w miękkiej oprawie klejonej. Taka forma dobrze sprawdza się wtedy, gdy materiał ma większą liczbę stron, powinien mieć czytelny grzbiet i ma wyglądać jak kompletna publikacja, a nie typowa broszura.

Jeżeli liczba stron wskazuje na oprawę klejoną, gotową publikację można również zamówić bezpośrednio w sklepie Versoprint. Przed wyborem parametrów warto jednak ustalić format, liczbę stron, rodzaj papieru i przewidywany nakład, ponieważ wszystkie te elementy wpływają na końcową formę informatora.

Druk informatorów miejskich i lokalnych

Informator miejski musi pogodzić dużą ilość danych z prostą strukturą. Może być przeznaczony dla mieszkańców, osób, które niedawno przeprowadziły się do miasta, turystów, seniorów, rodzin, przedsiębiorców albo uczestników określonego wydarzenia. W zależności od odbiorcy znajdą się w nim inne informacje.

Przykładowy informator dla mieszkańców może zawierać dane urzędów i instytucji, ważne numery telefonów, informacje o komunikacji, ochronie zdrowia, edukacji, kulturze, sporcie, pomocy społecznej czy gospodarce odpadami. Publikacja dla turystów może dodatkowo zawierać mapę, opis atrakcji, szlaki, propozycje zwiedzania, informacje o transporcie oraz kody QR prowadzące do aktualnych rozkładów, map internetowych lub stron poszczególnych obiektów.

W przypadku takich publikacji szczególnie ważna jest aktualność. Numer telefonu, godziny otwarcia albo harmonogram wydarzeń mogą zmienić się znacznie szybciej niż opis zabytku lub charakterystyka miejsca. Dobrym rozwiązaniem jest więc rozdzielenie informacji trwałych od tych, które często się zmieniają. Część danych można przenieść do serwisu internetowego i umieścić przy odpowiedniej sekcji kod QR.

Przy lokalnych realizacjach w Szczecinie dodatkową zaletą współpracy z drukarnią na miejscu jest możliwość omówienia parametrów publikacji, obejrzenia próbek papieru i gotowych opraw oraz odbioru osobistego. Jeżeli informator powstaje po raz pierwszy i trudno zdecydować między kilkoma rozwiązaniami, można skontaktować się bezpośrednio z drukarnią Versoprint w Szczecinie i omówić format, papier, sposób oprawy oraz nakład przed złożeniem zamówienia.

Informator szkolny, uczelniany i edukacyjny

Informator szkolny może być przeznaczony dla uczniów, rodziców, kandydatów do szkoły albo nowych uczniów rozpoczynających naukę. Nie musi być przy tym kolejnym folderem promocyjnym. Znacznie większą wartość ma publikacja, do której można wracać przez cały rok szkolny.

Można w niej umieścić plan budynku, informacje o sekretariacie i bibliotece, ważne kontakty, zasady korzystania z poszczególnych pracowni, kalendarz roku szkolnego, informacje o zajęciach dodatkowych, organizacjach uczniowskich, pomocy psychologicznej czy procedurach obowiązujących w określonych sytuacjach. Podobną funkcję mogą pełnić informatory dla studentów pierwszego roku, uczestników kursów, szkół językowych czy placówek prowadzących szkolenia.

Jeżeli publikacja ma służyć przez dłuższy czas, warto zwrócić uwagę na trwałość okładki oraz wygodę korzystania ze środka. Przy materiałach zawierających dużo tabel, harmonogramów, planów i zestawień można rozważyć druk w oprawie spiralowanej. Informator można wtedy wygodnie rozłożyć na wybranej stronie, co ma znaczenie szczególnie wtedy, gdy publikacja leży na biurku i jest regularnie używana.

Informator dla klientów – odpowiedzi dostępne bez szukania na stronie internetowej

Nie każdy klient chce za każdym razem szukać informacji w serwisie internetowym. W wielu branżach drukowany informator jest wygodnym materiałem przekazywanym podczas pierwszego spotkania, zakupu produktu, podpisania umowy, rozpoczęcia współpracy albo korzystania z określonej usługi.

Takie publikacje mogą przygotowywać między innymi przychodnie i kliniki, deweloperzy, zarządcy nieruchomości, hotele, ośrodki wypoczynkowe, firmy instalacyjne, placówki edukacyjne, organizatorzy wydarzeń, instytucje publiczne oraz firmy świadczące bardziej złożone usługi. Informator może prowadzić klienta przez kolejne etapy współpracy i odpowiadać na pytania, które najczęściej pojawiają się po zakupie.

Warto połączyć papier z materiałami internetowymi. Kod QR może prowadzić do formularza, filmu, aktualnego cennika, rezerwacji, dodatkowych dokumentów lub strony z informacjami, które często się zmieniają. Dzięki temu nie trzeba umieszczać w druku wszystkiego, a publikacja nie traci użyteczności po pierwszej zmianie cennika czy godzin otwarcia.

Jeżeli planujesz informator przeznaczony dla klientów, przed drukiem warto zastanowić się, które informacje powinny pozostać aktualne przez cały okres korzystania z publikacji, a które lepiej przenieść do internetu. Pozwala to ograniczyć ryzyko, że cały nakład stanie się nieaktualny z powodu zmiany jednej ceny, terminu albo numeru telefonu.

A4, A5 czy A6 – jaki format informatora wybrać?

Format powinien wynikać przede wszystkim ze sposobu korzystania z publikacji. A4 daje dużo miejsca na tabele, mapy, schematy i rozbudowane zestawienia. Sprawdza się wtedy, gdy informator będzie przede wszystkim używany przy biurku lub przechowywany razem z innymi dokumentami.

A5 jest znacznie bardziej poręczny, a jednocześnie pozostawia wystarczająco dużo miejsca na tekst, zdjęcia i proste tabele. Z tego powodu jest dobrym punktem wyjścia dla informatorów firmowych, miejskich, szkolnych i przeznaczonych dla klientów. Publikację łatwo zabrać ze sobą, przechowywać i rozdawać.

A6 warto rozważyć przede wszystkim przy krótkich informatorach podręcznych. Niewielki format zmusza jednak do ograniczenia ilości treści. Zmniejszanie tekstu tylko po to, aby zmieścić projekt na mniejszej stronie, zwykle prowadzi do pogorszenia czytelności. Lepiej wybrać większy format niż wydrukować materiał, którego odbiorcy nie będą chcieli czytać.

Informator zszywany, klejony czy spiralowany?

Nie istnieje jeden rodzaj oprawy odpowiedni dla każdego informatora. Wybór zależy przede wszystkim od liczby stron, rodzaju papieru, sposobu użytkowania i oczekiwanego wyglądu.

Oprawa zszywana sprawdza się w cieńszych publikacjach. Kartki są składane i łączone zszywkami na grzbiecie, dzięki czemu powstaje lekka i wygodna broszura. To dobre rozwiązanie dla informatorów rozdawanych klientom, uczestnikom wydarzeń, mieszkańcom czy uczniom.

Przy większej objętości warto rozważyć oprawę miękką klejoną. Informator otrzymuje wtedy prosty grzbiet i wyglądem zbliża się do książki. Takie rozwiązanie dobrze sprawdza się przy bardziej rozbudowanych publikacjach firmowych, miejskich, branżowych i instytucjonalnych.

Oprawa spiralowana będzie natomiast dobrym wyborem, gdy publikacja ma często pozostawać otwarta na konkretnej stronie. Dotyczy to między innymi informatorów organizacyjnych, technicznych i edukacyjnych wykorzystywanych podczas pracy.

Nie warto wybierać rodzaju oprawy wyłącznie na podstawie wyglądu. Ten sam projekt może być wygodny w oprawie spiralowanej, a mało praktyczny po sklejeniu, dlatego sposób korzystania z informatora powinien być jednym z pierwszych kryteriów wyboru.

Jaki papier wybrać do druku informatora?

Wybór papieru powinien zależeć od charakteru zawartości. Jeżeli w informatorze przeważa tekst, tabele i proste grafiki, dobrze sprawdzi się papier o powierzchni ułatwiającej czytanie dłuższych fragmentów oraz wykonywanie odręcznych notatek. W publikacjach opartych na zdjęciach, ilustracjach i kolorowych mapach można zastosować papier, który lepiej eksponuje materiały graficzne.

Nie oznacza to jednak, że cały informator powinien być drukowany na możliwie grubym papierze. Przy dużej liczbie stron nadmierna gramatura zwiększa grubość i ciężar publikacji, może zmienić wymagania dotyczące oprawy, a także podnieść koszt wykonania.

Okładkę najczęściej warto wykonać z grubszego papieru niż środek. Przy publikacjach intensywnie użytkowanych można również rozważyć jej foliowanie. Rodzaj papieru najlepiej dobierać razem z formatem, liczbą stron i sposobem oprawy, a nie jako całkowicie oddzielną decyzję.

Kolorowy czy czarno-biały druk informatora?

Nie każdy informator wymaga pełnego koloru. Jeżeli publikacja zawiera przede wszystkim tekst, regulaminy, dane kontaktowe i proste tabele, druk czarno-biały może być wystarczający. W przypadku publikacji zawierających mapy, zdjęcia, wykresy, oznaczenia działów lub elementy identyfikacji wizualnej kolor może natomiast pełnić funkcję praktyczną, a nie wyłącznie dekoracyjną.

Przy planowaniu informatora warto więc określić, gdzie kolor rzeczywiście pomaga odbiorcy. W publikacji miejskiej może rozróżniać trasy na mapie, w szkolnej oznaczać poszczególne działy, a w firmowej ułatwiać szybkie odnalezienie informacji dotyczących różnych usług.

Jeżeli informator ma być wykonany w stosunkowo niewielkim nakładzie, warto rozważyć kolorowy druk cyfrowy, szczególnie gdy publikacja może wymagać późniejszych aktualizacji i kolejnego dodruku.

Jak zaplanować zawartość informatora?

Projekt warto rozpocząć od listy pytań, z którymi odbiorca może sięgnąć po publikację. Dopiero na tej podstawie należy tworzyć działy i ustalać kolejność treści. Informator nie powinien odwzorowywać struktury organizacyjnej firmy lub instytucji tylko dlatego, że taki układ jest wygodny dla autora. Powinien odpowiadać sposobowi, w jaki informacji szuka odbiorca.

Na początku dobrze umieścić spis treści oraz informacje potrzebne największej liczbie osób. Poszczególne działy powinny otrzymać jednoznaczne nazwy. Ważne dane kontaktowe można wyróżnić, ale nie należy tworzyć na każdej stronie kilku konkurujących ze sobą ramek, ikon i kolorowych pól. Im bardziej złożona jest publikacja, tym ważniejsza staje się konsekwencja projektu.

Przy informatorach liczących kilkadziesiąt lub więcej stron warto również przewidzieć indeks albo inne narzędzie szybkiego wyszukiwania. Odbiorca nie powinien czytać całej publikacji, aby znaleźć jeden numer telefonu, adres lub konkretną procedurę.

Jak przygotować informator do druku?

Gotowy projekt najlepiej przekazać jako poprawnie przygotowany plik PDF. Przed wysłaniem trzeba sprawdzić format stron, kolejność, marginesy, spady, jakość zdjęć i grafik oraz położenie numerów stron. W przypadku oprawy klejonej trzeba również uwzględnić miejsce przy grzbiecie i zachować odpowiednio duży margines wewnętrzny, aby tekst znajdujący się blisko miejsca klejenia pozostał wygodny do czytania.

Przed produkcją większego nakładu warto wydrukować kilka reprezentatywnych stron w skali 1:1. Na monitorze tekst może wyglądać na wystarczająco duży, podczas gdy na papierze okaże się zbyt drobny. Test pozwala również ocenić wielkość tabel, podpisów pod zdjęciami, kodów QR oraz kontrast pomiędzy tekstem i tłem.

Jeżeli projekt informatora jest już gotowy, więcej informacji o przejściu od pliku do fizycznej publikacji znajdziesz na stronie druk książek z PDF. Nie trzeba przy tym traktować określenia „książka” dosłownie. Ta sama technologia druku i oprawy może służyć do przygotowania wielostronicowych informatorów, poradników oraz innych publikacji.

Masz już gotowy PDF? Zamiast samodzielnie zgadywać, która oprawa będzie odpowiednia, możesz przesłać zapytanie do Versoprint i podać format, liczbę stron, przewidywany nakład oraz sposób wykorzystania informatora. Na tej podstawie łatwiej dobrać rozwiązanie, które będzie wygodne w użytkowaniu i uzasadnione kosztowo.

Ile egzemplarzy informatora wydrukować?

Nakład warto dopasować do czasu, przez jaki treść pozostanie aktualna. To szczególnie ważne w przypadku informatorów zawierających dane kontaktowe, cenniki, nazwiska, terminy, godziny otwarcia albo informacje organizacyjne. Zamówienie bardzo dużego nakładu może obniżyć cenę pojedynczego egzemplarza, ale oszczędność znika, gdy część publikacji trzeba wycofać po zmianie danych.

Przy publikacjach wykonywanych cyfrowo można podejść do tego inaczej. Zamiast drukować zapas na kilka lat, można zamówić mniejszą partię, obserwować rzeczywiste zużycie i później wykonać kolejny nakład z poprawioną treścią. Takie podejście jest szczególnie praktyczne w przypadku informatorów miejskich, szkolnych, hotelowych, medycznych i firmowych, w których część danych okresowo się zmienia.

Jeżeli nie wiesz, czy w Twoim przypadku lepsze będzie 50, 200 czy 1000 egzemplarzy, warto zapytać o kilka wariantów nakładu. Porównanie ceny całego zamówienia oraz ceny jednego egzemplarza pozwala podjąć decyzję bez drukowania niepotrzebnego zapasu.

Druk informatorów w Szczecinie

Przygotowując informator firmowy, miejski, szkolny, edukacyjny albo publikację dla klientów, przed drukiem warto ustalić nie tylko nakład, lecz także format, liczbę stron, papier i sposób oprawy. Te parametry są ze sobą powiązane i wpływają zarówno na wygląd publikacji, jak i wygodę korzystania z niej oraz cenę wykonania.

Versoprint działa w Szczecinie, dlatego przy lokalnych realizacjach można skontaktować się z drukarnią lub odwiedzić ją osobiście, porównać rozwiązania, zobaczyć przykładowe materiały i ustalić szczegóły przed realizacją większego nakładu. Jest to szczególnie przydatne przy pierwszym wydaniu publikacji, kiedy sam opis papieru lub oprawy nie zawsze wystarcza do podjęcia dobrej decyzji.

Chcesz wydrukować własny informator?

Jeżeli masz już gotowy plik, podaj format, liczbę stron, planowany nakład oraz informację, czy interesuje Cię oprawa zszywana, klejona lub spiralowana. Jeżeli nie wiesz jeszcze, które rozwiązanie będzie najlepsze, opisz sposób wykorzystania publikacji. Skontaktuj się z Versoprint i zapytaj o wycenę druku informatora.

W przypadku rozbudowanego informatora, który ma mieć formę książkową, możesz również przejść bezpośrednio do zamówienia publikacji w miękkiej oprawie klejonej.

Dobry informator powinien być przede wszystkim użyteczny

O jakości informatora nie decyduje liczba stron ani ilość umieszczonych w nim informacji. Znacznie ważniejsze jest to, czy odbiorca może szybko znaleźć potrzebną wiadomość i wygodnie z niej skorzystać. Dlatego format, papier, oprawę i projekt graficzny należy dobierać dopiero po określeniu odbiorcy oraz sytuacji, w której publikacja będzie używana.

Krótki informator dla klienta może przyjąć formę lekkiej broszury A5, rozbudowany informator miejski może wymagać większego formatu i czytelnego systemu działów, a obszerna publikacja firmowa lub instytucjonalna może lepiej sprawdzić się w oprawie klejonej. Gdy forma wynika z funkcji, drukowany informator przestaje być kolejnym materiałem reklamowym i staje się publikacją, do której odbiorca rzeczywiście wraca.

Jeżeli przygotowujesz taki materiał i chcesz ustalić jego parametry przed drukiem, zapytaj Versoprint o wycenę informatora. W wiadomości wystarczy podać format, przybliżoną liczbę stron, nakład i rodzaj druku. Jeżeli nie masz jeszcze wybranej oprawy lub papieru, można dobrać je do objętości i sposobu korzystania z publikacji.

Jaki format najlepiej wybrać do informatora?

Dla wielu informatorów dobrym rozwiązaniem jest A5, ponieważ zapewnia rozsądną powierzchnię na tekst i grafikę, a jednocześnie publikacja pozostaje poręczna. A4 warto wybrać przy dużych tabelach, mapach i schematach. A6 sprawdza się przede wszystkim w niewielkich informatorach podręcznych. Ostateczny wybór powinien wynikać z ilości treści i sposobu korzystania z publikacji.

Jaka oprawa będzie najlepsza do informatora?

Cienkie informatory można wykonać jako publikacje zszywane. Przy większej liczbie stron dobrym rozwiązaniem jest oprawa miękka klejona. Jeżeli informator powinien wygodnie pozostawać otwarty na wybranej stronie, warto rozważyć oprawę spiralowaną. Rodzaj oprawy powinien odpowiadać nie tylko liczbie stron, lecz również sposobowi korzystania z publikacji.

Czy informator można wydrukować w małym nakładzie?

Tak. Przy niewielkich i średnich nakładach można wykorzystać druk cyfrowy. Jest to szczególnie praktyczne w przypadku informatorów, których treść może być okresowo aktualizowana, ponieważ pozwala ograniczyć zapas egzemplarzy zawierających nieaktualne dane.

Czy informator musi być drukowany w kolorze?

Nie. Publikacje oparte przede wszystkim na tekście mogą być drukowane czarno-biało. Kolor warto stosować tam, gdzie ułatwia korzystanie z informacji, na przykład na mapach, wykresach, schematach lub przy oznaczaniu poszczególnych działów.

Jaki papier wybrać do informatora?

Papier należy dopasować do zawartości i sposobu korzystania z publikacji. Przy dużej ilości tekstu ważna jest przede wszystkim wygoda czytania, natomiast przy zdjęciach i grafikach większego znaczenia nabiera sposób odwzorowania kolorów. Okładkę można wykonać z grubszego papieru niż strony wewnętrzne i dodatkowo zabezpieczyć folią.

Czy warto umieszczać kody QR w drukowanym informatorze?

Tak, szczególnie przy informacjach, które często się zmieniają. Kod QR może prowadzić do aktualnego cennika, harmonogramu, formularza, mapy, filmu, rezerwacji albo dodatkowych materiałów. Pozwala to połączyć trwałość drukowanej publikacji z możliwością aktualizowania informacji w internecie.

Jak przygotować PDF informatora do druku?

Plik powinien mieć docelowy format publikacji, prawidłową kolejność stron, odpowiednie marginesy i spady oraz dobrej jakości zdjęcia i grafiki. Elementy dochodzące do krawędzi wymagają przygotowania odpowiednich spadów. Przy oprawie klejonej trzeba również zwrócić uwagę na margines przy grzbiecie. Więcej informacji o samym procesie można znaleźć na stronie drukowania publikacji z PDF.

Czy przed większym nakładem warto wykonać próbny wydruk?

Tak, szczególnie gdy informator ma dużo drobnego tekstu, tabel, map, kodów QR albo elementów umieszczonych blisko grzbietu. Wydruk w rzeczywistym rozmiarze pomaga ocenić czytelność znacznie lepiej niż sam podgląd na monitorze.