Program konferencji powinien przede wszystkim pomagać uczestnikowi sprawnie poruszać się po wydarzeniu. Musi pozwalać szybko sprawdzić, o której godzinie rozpoczyna się interesująca prelekcja, w której sali odbywa się panel, kiedy zaplanowano przerwę oraz kto występuje w danym bloku tematycznym.

Przy niewielkim, kilkugodzinnym wydarzeniu wystarczy czasami prosta karta z harmonogramem. Jeżeli jednak konferencja trwa cały dzień lub kilka dni, odbywa się w kilku salach albo obejmuje dużą liczbę wystąpień, znacznie praktyczniejsza będzie broszura konferencyjna.

Taki program może zawierać nie tylko harmonogram. Można w nim umieścić informacje o prelegentach, opisy poszczególnych wystąpień, mapę obiektu, wskazówki organizacyjne, informacje o partnerach, miejsce na notatki oraz kody QR prowadzące do materiałów dostępnych w internecie.

Najważniejsza pozostaje jednak funkcjonalność. Uczestnik nie powinien czytać kilku stron, aby dowiedzieć się, gdzie za dziesięć minut rozpoczyna się wybrana prezentacja. Dobrze przygotowany program konferencji pozwala znaleźć potrzebną informację niemal od razu.

Co powinien zawierać drukowany program konferencji?

Zakres programu zależy przede wszystkim od wielkości i charakteru wydarzenia. Inaczej będzie wyglądała broszura przygotowana na jednodniową konferencję branżową dla stu osób, a inaczej program kilkudniowego kongresu, podczas którego równocześnie odbywa się kilka ścieżek tematycznych.

W programie warto uwzględnić przede wszystkim:

• nazwę, datę i miejsce wydarzenia,
• harmonogram z godzinami rozpoczęcia poszczególnych punktów,
• numery lub nazwy sal,
• tytuły prelekcji, paneli i warsztatów,
• nazwiska prelegentów,
• godziny przerw i posiłków,
• informacje o wydarzeniach dodatkowych,
• mapę obiektu,
• najważniejsze informacje organizacyjne,
• dane organizatora,
• informacje o partnerach i sponsorach,
• kody QR prowadzące do materiałów dodatkowych,
• miejsce na własne notatki.

Nie oznacza to, że każda broszura musi zawierać wszystkie te elementy. Jeżeli konferencja odbywa się w jednej sali, rozbudowana mapa obiektu może być zbędna. Z kolei podczas wydarzenia odbywającego się na kilku piętrach dobry plan budynku może okazać się dla uczestnika ważniejszy niż kolejna strona opisująca organizatora.

Program trzeba więc projektować na podstawie rzeczywistych potrzeb uczestników, a nie według sztywnego schematu.

Najważniejszy element programu konferencji – czytelny harmonogram

Harmonogram jest częścią programu, do której uczestnicy będą wracali najczęściej. Właśnie dlatego nie należy projektować go jak zwykłego tekstu.

Godziny, nazwy wystąpień, nazwiska prelegentów oraz oznaczenia sal powinny być od siebie wyraźnie oddzielone. Można wykorzystać tabele, kolumny, pola z delikatnym tłem lub proste oznaczenia kolorystyczne.

Uczestnik powinien być w stanie szybko odpowiedzieć sobie na trzy pytania:

Co się teraz odbywa?

O której godzinie rozpoczyna się kolejne wystąpienie?

Do której sali trzeba pójść?

Szczególnej uwagi wymagają konferencje, podczas których kilka wydarzeń odbywa się równocześnie. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem może być przypisanie poszczególnym salom albo ścieżkom tematycznym różnych kolorów. Te same oznaczenia można następnie wykorzystać na mapie obiektu i przy opisach poszczególnych wystąpień.

Nie warto jednak przesadzać z liczbą kolorów, ikon i dekoracji. Program konferencji jest materiałem użytkowym, z którego często korzysta się w pośpiechu. Czytelność ma większe znaczenie niż efektowny, ale skomplikowany projekt.

Jaki format programu konferencyjnego wybrać?

Jednym z najbardziej praktycznych formatów programu konferencji jest A5. Broszura o wymiarach 148 × 210 mm daje wystarczająco dużo miejsca na harmonogram, krótkie opisy, mapę oraz informacje dodatkowe, a jednocześnie łatwo trzymać ją w ręku i schować do torby konferencyjnej.

Format A4 daje więcej przestrzeni. Może być odpowiedni wtedy, gdy program zawiera rozbudowane tabele, szczegółowe plany, większe schematy albo strony przeznaczone do robienia notatek. Trzeba jednak pamiętać, że duża broszura jest mniej wygodna podczas przemieszczania się pomiędzy salami.

Przy bardzo krótkim wydarzeniu można zastosować także pojedynczą kartę lub ulotkę składaną. Jeżeli rozważasz takie rozwiązanie, przydatne będą również wskazówki z poradnika jak przygotować projekt ulotki do druku.

Nie należy wybierać formatu wyłącznie na podstawie wyglądu. Najpierw warto ustalić ilość informacji, które muszą znaleźć się w programie, a następnie sprawdzić, czy po ich rozmieszczeniu tekst, tabela i mapa pozostają wygodne do czytania.

Ile stron powinien mieć program konferencji?

Nie istnieje jedna prawidłowa liczba stron.

Prosty program jednodniowego wydarzenia może mieć kilka stron. Broszura przygotowana na większą konferencję może zawierać kilkanaście albo kilkadziesiąt stron.

Nie warto sztucznie zwiększać objętości publikacji, ale równie złym rozwiązaniem jest ściskanie całej zawartości na kilku stronach. Jeżeli harmonogram wymaga użycia bardzo małego tekstu albo tabela staje się trudna do odczytania, lepiej przeznaczyć na nią dodatkową stronę.

Przy broszurach szytych zszywkami trzeba również pamiętać o sposobie wykonania publikacji. Liczba stron powinna być dopasowana do konstrukcji broszury i najlepiej ustalić ją przed ostatecznym składem projektu.

Jeżeli program zaczyna przypominać bardziej rozbudowany katalog lub informator, pomocne mogą być także zasady opisane w poradniku jak przygotować katalog produktowy do druku. W obu przypadkach trzeba odpowiednio zaplanować kolejność stron, marginesy, elementy znajdujące się przy grzbiecie oraz sposób przygotowania pliku PDF.

Jak zaplanować kolejność informacji w programie?

Pierwsze strony powinny odpowiadać na pytania, które uczestnik zada sobie zaraz po otrzymaniu programu: co się odbywa, gdzie mam pójść i o której godzinie zaczyna się interesujące mnie wystąpienie?

Dobry układ może wyglądać następująco:

1. okładka,
2. najważniejsze informacje organizacyjne,
3. skrócony harmonogram,
4. szczegółowy program,
5. opisy prelekcji lub ścieżek tematycznych,
6. informacje o prelegentach,
7. mapa obiektu,
8. informacje o partnerach,
9. miejsce na notatki.

Nie jest to jednak schemat, którego trzeba zawsze bezwzględnie przestrzegać.

Przy dużej konferencji warto umieścić skrócony harmonogram na samym początku broszury, nawet jeżeli szczegółowy program znajduje się na dalszych stronach. Uczestnik nie powinien przeglądać połowy publikacji tylko po to, aby sprawdzić godzinę następnej prelekcji.

Program konferencji jednodniowej i kilkudniowej

Przy jednodniowym wydarzeniu cały harmonogram często można przedstawić na jednej rozkładówce. Uczestnik od razu widzi przebieg konferencji od rejestracji aż do jej zakończenia.

Przy wydarzeniu trwającym kilka dni warto wyraźnie rozdzielić poszczególne daty. Każdy dzień może rozpoczynać się osobną stroną z dużym oznaczeniem daty oraz skróconym harmonogramem.

Dzięki temu uczestnik nie pomyli programu czwartkowego z piątkowym i szybciej odnajdzie interesujące go wydarzenie.

Podobną zasadę warto zastosować przy kilku równoległych ścieżkach tematycznych. Jeżeli jedna ścieżka została oznaczona kolorem niebieskim, a druga zielonym, ten sposób oznaczenia powinien pozostać taki sam w całej broszurze.

Czy warto umieszczać w programie opisy prelegentów?

Jeżeli w wydarzeniu uczestniczą eksperci, których część uczestników może wcześniej nie znać, krótka prezentacja prelegentów zwiększa wartość programu.

Nie musi to jednak oznaczać zamieszczania pełnego życiorysu każdej osoby.

Najczęściej wystarczy:

• zdjęcie,
• imię i nazwisko,
• stanowisko,
• nazwa firmy lub organizacji,
• kilka zdań o doświadczeniu związanym z tematem wystąpienia.

Bardziej rozbudowane biografie można pozostawić na stronie internetowej wydarzenia, a z programu skierować do nich za pomocą kodu QR.

Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć liczbę stron i pozostawić więcej miejsca na informacje, które są potrzebne podczas samej konferencji.

Plan obiektu może być jedną z najważniejszych stron

Jeżeli wydarzenie odbywa się w dużym hotelu, centrum konferencyjnym, hali lub na kilku piętrach budynku, warto umieścić w programie prostą mapę.

Powinny znaleźć się na niej przede wszystkim:

• sale konferencyjne,
• recepcja i miejsce rejestracji,
• szatnia,
• strefa gastronomiczna,
• toalety,
• stoiska partnerów,
• miejsca dodatkowych atrakcji.

Mapa nie musi dokładnie odwzorowywać architektury całego budynku. Ma przede wszystkim pomóc uczestnikowi trafić z jednego miejsca do drugiego.

Jeżeli Sala A została oznaczona w harmonogramie kolorem granatowym, ten sam kolor warto zastosować również na mapie. Takie rozwiązanie skraca czas potrzebny na odnalezienie właściwego miejsca.

Warto zostawić miejsce na notatki

Podczas prelekcji uczestnicy często zapisują pojedyncze hasła, nazwiska, adresy stron internetowych, pytania albo informacje, do których chcą wrócić później.

Warto przewidzieć takie zachowanie już podczas projektowania programu.

Miejsce na notatki można pozostawić przy opisach poszczególnych wystąpień albo przeznaczyć na nie kilka ostatnich stron broszury.

Jeżeli uczestnicy mają pisać bezpośrednio po kartkach, trzeba uwzględnić to również podczas wyboru papieru. Mocno błyszcząca powierzchnia może dobrze prezentować fotografie, ale będzie mniej wygodna do pisania niż papier bez takiego wykończenia.

Program konferencji jest materiałem użytkowym, dlatego projekt i sposób wykonania powinny odpowiadać temu, jak uczestnicy będą z niego korzystali.

Jaki papier wybrać do druku programu konferencji?

Papier warto dobrać do liczby stron, rodzaju grafiki i funkcji programu.

Jeżeli publikacja zawiera przede wszystkim tekst, harmonogramy oraz miejsce na notatki, ważna będzie przede wszystkim dobra czytelność i możliwość wygodnego pisania.

Jeżeli program zawiera dużo zdjęć, grafik i reklam partnerów, większe znaczenie będzie miało odwzorowanie kolorów.

Okładkę można wykonać z grubszego papieru niż środek. Dzięki temu broszura jest sztywniejsza, łatwiej ją znaleźć w torbie z materiałami i lepiej znosi intensywne korzystanie podczas całego wydarzenia.

Nie ma jednak sensu automatycznie wybierać najgrubszych dostępnych papierów. Przy dużej liczbie stron wysoka gramatura środka może niepotrzebnie zwiększyć grubość i ciężar programu.

Jeżeli nie wiesz, jaki papier, format i sposób oprawy wybrać, prześlij do Versoprint informacje o liczbie stron, nakładzie oraz sposobie wykorzystania programu. Na tej podstawie łatwiej dobrać rozwiązanie odpowiednie do konkretnego wydarzenia.

Zszywki, klejenie czy spirala?

Sposób oprawy powinien wynikać przede wszystkim z liczby stron i sposobu korzystania z programu.

W przypadku cieńszych programów konferencyjnych bardzo dobrze sprawdza się oprawa zeszytowa, czyli połączenie arkuszy metalowymi zszywkami. Publikacja pozostaje lekka, wygodna i łatwa do zabrania ze sobą pomiędzy salami.

Przy bardziej rozbudowanych materiałach można rozważyć oprawę klejoną. Powstaje wtedy publikacja przypominająca książkę w miękkiej oprawie.

Spirala będzie szczególnie przydatna wtedy, gdy program ma równocześnie pełnić funkcję materiału warsztatowego, zeszytu ćwiczeń albo notesu. Uczestnik może otworzyć publikację na wybranej stronie i wygodnie robić notatki.

Szczegółowe porównanie tych rozwiązań znajdziesz w poradniku katalog szyty, klejony czy spiralowany – jaką oprawę wybrać?. Chociaż tekst dotyczy katalogów, różnice pomiędzy sposobami oprawy mają takie samo praktyczne znaczenie przy programach konferencyjnych, informatorach i innych publikacjach wielostronicowych.

Czy warto stosować kody QR w programie konferencji?

Tak, ponieważ nie wszystkie informacje trzeba drukować.

Kod QR może prowadzić na przykład do:

• aktualnego harmonogramu,
• prezentacji prelegenta,
• strony konkretnej sesji,
• materiałów dodatkowych,
• formularza z pytaniami,
• ankiety po konferencji,
• nagrania wystąpienia,
• profilu eksperta,
• strony partnera,
• elektronicznej wersji materiałów.

Rozwiązanie jest szczególnie przydatne w przypadku informacji, które mogą się zmieniać.

Wydrukowanego harmonogramu nie można poprawić po rozpoczęciu wydarzenia. Treść strony internetowej dostępnej po zeskanowaniu kodu QR można natomiast aktualizować.

Kod powinien mieć odpowiedni rozmiar, wyraźny kontrast i wolną przestrzeń wokół. Przed rozpoczęciem całego nakładu warto sprawdzić go na wydruku w docelowym rozmiarze i zeskanować kilkoma telefonami.

Jak uwzględnić sponsorów i partnerów wydarzenia?

Program konferencji jest dobrym miejscem na prezentację sponsorów, ale treści promocyjne nie powinny utrudniać korzystania z harmonogramu.

Logotypy partnerów można umieścić na okładce, stronie informacyjnej albo w osobnej sekcji. Jeżeli sponsor otrzymuje całą stronę reklamową, najlepiej uwzględnić ją już na etapie ustalania liczby stron.

Pozwala to uniknąć sytuacji, w której gotowy harmonogram trzeba później zmniejszać, ponieważ tuż przed drukiem trzeba jeszcze znaleźć miejsce na kilka reklam.

Przed rozpoczęciem projektowania warto więc ustalić, ile miejsca zajmie właściwy program, ile stron otrzymają partnerzy, a ile zostanie przeznaczonych na informacje organizacyjne i notatki.

Jak przygotować program konferencji do druku?

Projekt najlepiej przygotować od początku w docelowym formacie.

Jeżeli tło, zdjęcie lub inny element graficzny ma dochodzić do krawędzi gotowej strony, powinien wychodzić poza linię cięcia. Jest to tak zwany spad.

Teksty, numery stron, kody QR, logotypy oraz inne ważne elementy trzeba natomiast odsunąć od linii cięcia i miejsca oprawy.

Podobne zasady dotyczą wszystkich materiałów przeznaczonych do profesjonalnego druku. Praktyczne przykłady przygotowania formatu, spadów i marginesów znajdziesz również w poradniku jak przygotować projekt ulotki do druku.

W przypadku publikacji wielostronicowej szczególną uwagę trzeba zwrócić na margines przy grzbiecie. Tekst lub ważny element tabeli umieszczony zbyt blisko środka może zostać wydrukowany prawidłowo, ale korzystanie z niego będzie niewygodne.

Więcej praktycznych zasad dotyczących przygotowania wielostronicowego pliku znajdziesz w artykule jak przygotować katalog produktowy do druku.

Do drukarni najlepiej przekazać jeden plik PDF zawierający kolejne pojedyncze strony w prawidłowej kolejności. Nie należy samodzielnie układać stron w pary przeznaczone do druku. Odpowiednie rozmieszczenie stron na arkuszach wykonuje drukarnia.

Co trzeba sprawdzić przed zatwierdzeniem programu?

Program konferencji zawiera wyjątkowo dużo informacji, które mogą zmienić się krótko przed wydarzeniem.

Przed przekazaniem ostatecznego pliku trzeba sprawdzić przede wszystkim:

• datę konferencji,
• godziny wszystkich wystąpień,
• nazwiska i funkcje prelegentów,
• nazwy firm i organizacji,
• numery oraz nazwy sal,
• kolejność punktów programu,
• mapę obiektu,
• logotypy partnerów,
• adresy internetowe,
• działanie kodów QR,
• numery stron.

Szczególnie niebezpieczne są niewielkie zmiany wprowadzane w ostatniej chwili. Przesunięcie jednej prelekcji może wymagać poprawienia nie tylko głównego harmonogramu, lecz także opisu sesji, strony prelegenta oraz skróconego programu znajdującego się na początku broszury.

Po każdej takiej zmianie warto sprawdzić wszystkie miejsca, w których pojawia się dana informacja.

Warto wykonać próbny wydruk w skali 1:1

Projekt oglądany na dużym monitorze może sprawiać wrażenie bardzo czytelnego, ale nie zawsze tak samo wygląda po wydrukowaniu w formacie A5.

Dlatego przed zatwierdzeniem produkcji warto wydrukować kilka najważniejszych stron w rzeczywistym rozmiarze.

Szczególnie warto sprawdzić:

• główny harmonogram,
• stronę zawierającą dużo tekstu,
• mapę obiektu,
• najmniejszy zastosowany tekst,
• kod QR,
• stronę przeznaczoną na notatki.

Próbny wydruk pozwala szybko zauważyć, czy godziny są wystarczająco widoczne, tabela nie jest zbyt gęsta, mapa pozostaje czytelna, a tekstów nie trzeba nadmiernie przybliżać do oczu.

Program konferencji można połączyć z innymi materiałami

Broszura nie musi funkcjonować samodzielnie.

Podczas konferencji można zastosować ten sam system graficzny na identyfikatorach, planszach kierujących do sal, materiałach szkoleniowych, kartach do notowania oraz teczkach.

Jeżeli uczestnicy otrzymują więcej dokumentów, program można przekazać razem z nimi w teczce konferencyjnej A4. W jednej teczce mogą znaleźć się program, materiały prelegentów, notatki, formularze, informacje o sponsorach i inne dokumenty potrzebne podczas wydarzenia.

Taki zestaw jest wygodniejszy niż wręczanie uczestnikowi kilku niezależnych materiałów.

Spójny system graficzny pełni przy tym funkcję praktyczną. Jeżeli poszczególne sale są oznaczone tymi samymi kolorami w programie, na mapie i na tablicach informacyjnych, uczestnikom łatwiej poruszać się po obiekcie.

Program konferencyjny a materiały szkoleniowe

Czasami zwykły program przestaje wystarczać.

Podczas konferencji połączonych z warsztatami uczestnicy mogą potrzebować miejsca na ćwiczenia, checklisty, krótkie zadania albo bardziej rozbudowane notatki. W takiej sytuacji warto rozważyć przygotowanie publikacji, która łączy program wydarzenia z materiałami roboczymi.

Podobne zasady stosuje się przy druku instrukcji i materiałów użytkowych: najważniejsza jest logiczna struktura, czytelność i możliwość szybkiego odnalezienia potrzebnej informacji.

Jeżeli publikacja ma być używana podczas warsztatów, rodzaj oprawy i papier stają się jeszcze ważniejsze. Uczestnik powinien móc wygodnie położyć materiał na stole i pisać po wybranych stronach.

Najczęstsze błędy przy projektowaniu programu konferencji

Jednym z najczęstszych błędów jest próba zmieszczenia zbyt dużej ilości informacji na małej powierzchni. Prowadzi to do zmniejszania tekstu, ograniczania odstępów oraz tworzenia gęstych tabel.

Drugim problemem jest traktowanie harmonogramu jak zwykłego tekstu.

Uczestnik nie czyta programu od pierwszej do ostatniej strony za każdym razem, gdy chce sprawdzić godzinę. Przegląda go i szuka konkretnej informacji. Projekt powinien mu w tym pomagać.

Problematyczne są również:

• zbyt małe mapy,
• brak wyraźnego podziału na dni,
• podobne oznaczenia kilku sal,
• niespójne nazewnictwo,
• brak numerów stron,
• zbyt małe kody QR,
• umieszczanie kodów na wzorzystym tle,
• niewystarczający margines przy grzbiecie,
• zbyt mały tekst w tabelach,
• pozostawienie korekty nazwisk i godzin na ostatnią chwilę.

Dobry test jest bardzo prosty. Osoba, która wcześniej nie widziała projektu, powinna w ciągu kilku sekund znaleźć odpowiedź na pytanie:

„Gdzie i o której godzinie odbywa się konkretna prelekcja?”

Jeżeli musi długo przeglądać program, projekt warto jeszcze poprawić.

Drukujesz program na konferencję?

Program konferencyjny powinien przede wszystkim ułatwiać uczestnikom korzystanie z wydarzenia. Właściwy format, czytelny harmonogram, dobrze zaplanowana kolejność informacji, odpowiedni papier oraz właściwa oprawa sprawiają, że broszura staje się praktycznym narzędziem, a nie tylko kolejnym materiałem reklamowym rozdawanym przy rejestracji.

Jeżeli planujesz druk programu konferencji, prześlij do Versoprint informacje o formacie, orientacyjnej liczbie stron, nakładzie oraz terminie wydarzenia. Na tej podstawie można dobrać sposób wykonania publikacji i przygotować wycenę.

Jeżeli razem z programem chcesz przekazać uczestnikom również prezentacje, notatki, karty informacyjne lub inne dokumenty, możesz wykorzystać także teczki konferencyjne z nadrukiem, dzięki którym cały zestaw materiałów pozostanie uporządkowany.

Jaki format programu konferencji wybrać?

W wielu przypadkach praktycznym wyborem będzie A5. Jest poręczny, a jednocześnie daje wystarczająco dużo miejsca na harmonogram, mapę, informacje o prelegentach i inne treści. Przy dużych tabelach lub rozbudowanych materiałach roboczych można rozważyć A4.

Ile stron może mieć program konferencji?

Liczba stron zależy od zakresu wydarzenia. Prosty program może mieć kilka stron, natomiast informator na kilkudniowy kongres może być znacznie obszerniejszy. Liczbę stron warto ustalić przed przygotowaniem ostatecznego projektu i dopasować do wybranego sposobu oprawy.

Czy program konferencji może zawierać miejsce na notatki?

Tak. Można pozostawić miejsce przy poszczególnych sesjach albo przeznaczyć kilka stron na końcu broszury na własne zapiski. Jeżeli uczestnicy mają pisać po programie, warto uwzględnić to również podczas wyboru papieru.

Czy warto umieszczać kody QR?

Tak. Kod QR może prowadzić do aktualnego harmonogramu, materiałów prelegenta, ankiety, filmu, formularza lub dodatkowych materiałów dostępnych online. Kod trzeba sprawdzić na wydruku przed produkcją całego nakładu.

Czy harmonogram może znajdować się na jednej rozkładówce?

Tak, jeżeli pozostanie czytelny. Przy jednodniowej konferencji takie rozwiązanie może być bardzo wygodne. Przy wielu salach, kilku dniach lub dużej liczbie punktów lepiej przeznaczyć na harmonogram więcej miejsca niż nadmiernie zmniejszać tekst.

Jaka oprawa sprawdzi się przy programie konferencji?

Przy cieńszej broszurze najczęściej wystarczy oprawa zszywana. Przy rozbudowanej publikacji można rozważyć klejenie, natomiast spirala będzie praktyczna w programach połączonych z materiałami warsztatowymi lub dużą ilością miejsca na notatki.

Czy okładka powinna być grubsza od środka?

Może być. Grubsza okładka zwiększa sztywność programu i chroni jego wnętrze podczas korzystania z publikacji przez cały dzień. Nie zawsze jest jednak konieczna, dlatego papier warto dobrać do liczby stron, nakładu i sposobu wykorzystania broszury.

Kiedy przygotować program do druku?

Projekt graficzny, układ stron, miejsce dla sponsorów i sposób oprawy warto ustalić wcześniej. Na końcu można zaktualizować najbardziej zmienne elementy, takie jak godziny, nazwiska prelegentów i numery sal. Trzeba jednak pozostawić czas na końcową korektę oraz produkcję.