Katalog drukowany i katalog w PDF nie muszą ze sobą konkurować. W wielu firmach najlepiej sprawdza się wykorzystanie obu wersji, ponieważ każda z nich odpowiada na inną sytuację. Papierowy katalog można zabrać na spotkanie, targi albo zostawić klientowi. PDF można natomiast szybko przesłać e-mailem, umieścić na stronie internetowej i udostępnić kilku osobom zaangażowanym w zakup.

Dlatego przed przygotowaniem katalogu warto zastanowić się nie tylko nad tym, czy wybrać druk, czy PDF, ale przede wszystkim nad tym, w jaki sposób klient będzie korzystał z oferty. Jeżeli kontakt z klientem odbywa się zarówno bezpośrednio, jak i przez internet, często najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie katalogu drukowanego oraz jego odpowiednio opracowanej wersji cyfrowej.

Nie oznacza to jednak, że wystarczy wysłać klientowi dokładnie ten sam plik PDF, który trafił do drukarni. Katalog przeznaczony do druku i katalog do oglądania na ekranie mogą powstać na podstawie jednego projektu, ale powinny być przygotowane z myślą o dwóch różnych sposobach użytkowania.

Katalog drukowany czy PDF – najważniejsza różnica

Największa różnica pomiędzy katalogiem drukowanym a PDF-em nie polega na wyglądzie. Chodzi przede wszystkim o sytuację, w której klient z niego korzysta.

Katalog drukowany dobrze sprawdza się podczas spotkań handlowych, targów, prezentacji produktów, wizyt w salonie sprzedaży i wszędzie tam, gdzie oferta jest omawiana wspólnie z klientem. Można szybko przejść do odpowiedniej strony, porównać kilka modeli i zostawić publikację odbiorcy po zakończeniu rozmowy.

Katalog PDF sprawdza się wtedy, gdy ofertę trzeba przesłać na odległość. Klient może zachować dokument na komputerze, przekazać go współpracownikowi, przesłać osobie zatwierdzającej zakup albo wyszukać w nim konkretny symbol produktu.

W praktyce obie wersje mogą więc pełnić różne role w tym samym procesie sprzedaży.

Sytuacja	Katalog drukowany	PDF
Spotkanie z klientem	bardzo wygodny	może być dodatkiem
Targi i konferencje	bardzo wygodny	przydatny po spotkaniu
Wysyłka oferty e-mailem	niewygodny	bardzo wygodny
Udostępnienie kilku osobom	wymaga kilku egzemplarzy	bardzo proste
Częste aktualizacje	wymaga ponownego druku	łatwiejsze
Szybkie wyszukiwanie symbolu produktu	zależy od indeksu	bardzo wygodne
Prezentacja zdjęć i materiałów premium	bardzo dobra	zależy od ekranu
Dostęp ze strony internetowej	nie	tak

Nie trzeba więc szukać jednej odpowiedzi dobrej dla każdej firmy. Trzeba ustalić, w którym momencie klient korzysta z katalogu i czego wtedy potrzebuje.

Kiedy warto mieć katalog drukowany?

Drukowany katalog warto przygotować przede wszystkim wtedy, gdy sprzedaż obejmuje bezpośredni kontakt z klientem. Papier pozwala prowadzić rozmowę wokół konkretnego produktu. Handlowiec może otworzyć odpowiednią stronę, porównać modele, wskazać różnice w parametrach i zaznaczyć rozwiązania, które szczególnie zainteresowały odbiorcę.

Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy oferta jest rozbudowana i nie da się jej wygodnie przedstawić na jednej ulotce lub kilku slajdach.

Druk dobrze sprawdza się między innymi w przypadku:

• producentów i dystrybutorów,
• firm z branży budowlanej i instalacyjnej,
• wyposażenia wnętrz,
• mebli i oświetlenia,
• części i urządzeń technicznych,
• kosmetyków,
• produktów premium,
• materiałów dla architektów i projektantów,
• sprzedaży prowadzonej przez przedstawicieli handlowych.

Katalog można również zostawić klientowi po spotkaniu. Dzięki temu oferta pozostaje fizycznie w jego biurze, salonie lub pracowni i może być ponownie przeglądana bez konieczności szukania wiadomości e-mail lub odpowiedniej strony internetowej.

Druk ma szczególne znaczenie, gdy liczy się sposób prezentacji produktu

Papier pozwala inaczej pokazać ofertę niż ekran komputera. Duże fotografie, rozkładówki, odpowiednia gramatura papieru oraz sposób oprawy wpływają na odbiór całego katalogu.

Przy produktach, w których ważny jest wygląd, projekt katalogu może wzmacniać sposób prezentacji marki. Dotyczy to na przykład wyposażenia wnętrz, produktów designerskich, nieruchomości, mebli, materiałów dekoracyjnych czy produktów premium.

Jeżeli katalog ma być drukowany, rodzaj oprawy dobrze jest ustalić jeszcze przed zakończeniem projektu. Oprawa wpływa między innymi na liczbę stron, szerokość marginesów oraz sposób projektowania rozkładówek. W osobnym poradniku wyjaśniamy dokładnie, czym różni się katalog szyty, klejony i spiralowany oraz jak wybrać odpowiednią oprawę.

Kiedy katalog PDF będzie lepszym rozwiązaniem?

PDF jest szczególnie wygodny wtedy, gdy firma sprzedaje na odległość albo po pierwszym kontakcie z klientem wysyła dodatkowe materiały.

Przedstawiciel może po rozmowie przesłać cały katalog w wiadomości e-mail. Klient nie musi czekać na przesyłkę i może od razu przekazać dokument innym osobom.

Ma to znaczenie zwłaszcza w sprzedaży B2B, ponieważ decyzję zakupową rzadko podejmuje jedna osoba. Katalog może trafić kolejno do osoby odpowiedzialnej za zakupy, specjalisty technicznego, projektanta, właściciela firmy albo działu finansowego.

PDF daje też funkcje, których nie można uzyskać w papierowym katalogu. Można zastosować aktywny spis treści, odnośniki prowadzące do produktów, zakładki, linki do dokumentacji oraz możliwość wyszukiwania symboli i nazw.

PDF jest szczególnie przydatny w katalogach technicznych

Wyobraźmy sobie katalog zawierający kilkaset części, każdą oznaczoną własnym symbolem. W wersji drukowanej użytkownik potrzebuje dobrze przygotowanego spisu, indeksu albo przejrzystego podziału kategorii. W PDF-ie może dodatkowo wpisać symbol produktu w wyszukiwarce dokumentu i przejść bezpośrednio do odpowiedniej strony.

Nie oznacza to, że struktura dokumentu przestaje być ważna. Wręcz przeciwnie. Jeżeli katalog zawiera kilkadziesiąt lub kilkaset produktów, warto najpierw uporządkować całą ofertę. Sposób podziału produktów, planowanie działów i kolejności stron opisujemy szerzej w poradniku Jak zaplanować strukturę katalogu produktowego?.

Kiedy najlepiej przygotować zarówno katalog drukowany, jak i PDF?

Obie wersje mają szczególny sens wtedy, gdy klient przechodzi przez kilka etapów kontaktu z firmą.

Przykład może wyglądać następująco.

Producent wyposażenia prezentuje swoją ofertę podczas spotkania z architektem. Na stole leży drukowany katalog. Wspólnie przeglądają kolekcje, porównują produkty i wybierają kilka interesujących rozwiązań.

Po spotkaniu przedstawiciel wysyła PDF. Architekt przekazuje go inwestorowi oraz osobie odpowiedzialnej za zakupy. Kilka dni później jedna z tych osób wraca do konkretnego modelu i przechodzi z katalogu na stronę internetową, aby sprawdzić szczegółowe dane.

W takim układzie każdy materiał ma konkretne zadanie:

katalog drukowany → prezentacja i rozmowa → katalog PDF → dalsze porównanie → strona produktu → zapytanie lub zamówienie.

To właśnie dlatego drukowany katalog i PDF często najlepiej traktować nie jako dwa alternatywne formaty, ale jako elementy jednego sposobu prezentowania oferty.

Czy katalog drukowany i PDF powinny być identyczne?

Nie muszą być identyczne, chociaż powinny tworzyć spójną całość.

Można wykorzystać ten sam układ kategorii, fotografie, opisy produktów, identyfikację wizualną oraz większość zawartości. Wersję cyfrową warto jednak uzupełnić o funkcje przydatne podczas korzystania z ekranu.

W PDF mogą znaleźć się między innymi:

• klikalny spis treści,
• linki prowadzące do poszczególnych produktów,
• odnośniki do dokumentacji,
• link do formularza kontaktowego,
• zakładki ułatwiające nawigację,
• kody QR lub bezpośrednie adresy internetowe.

W druku ważniejsze stają się natomiast fizyczne właściwości publikacji: format, papier, oprawa, szerokość marginesów, sposób otwierania oraz położenie elementów w pobliżu grzbietu.

Dlatego katalog warto od początku projektować ze świadomością, że będzie funkcjonował w dwóch środowiskach.

Czy z jednego projektu można przygotować katalog drukowany i PDF?

Tak. W większości przypadków jest to najbardziej praktyczne rozwiązanie.

Projekt można oprzeć na jednym zestawie tekstów, zdjęć, tabel i kart produktów. Następnie na jego podstawie przygotowuje się osobne wersje końcowe.

Jedna będzie przeznaczona do produkcji, a druga do wygodnego oglądania na ekranie.

Plik przekazywany do drukarni musi uwzględniać wymagania techniczne, między innymi prawidłowy format, spady, marginesy oraz odpowiednią jakość zdjęć. Cały proces przygotowania materiału opisaliśmy w poradniku Jak przygotować katalog produktowy do druku?.

PDF przeznaczony dla klientów może natomiast mieć mniejszy rozmiar i dodatkowe elementy nawigacyjne.

Nie wysyłaj klientowi automatycznie pliku produkcyjnego

To częsty błąd.

Plik przygotowany do drukarni może zawierać zdjęcia w bardzo wysokiej jakości, spady oraz inne elementy potrzebne w produkcji. Przy dużej liczbie stron jego rozmiar może być znaczny.

Dokument umieszczony na stronie lub wysyłany e-mailem powinien być na tyle lekki, aby można było go szybko pobrać, ale jednocześnie na tyle dobrej jakości, aby fotografie, teksty, tabele i schematy pozostały czytelne.

Najlepiej więc potraktować je jako dwa osobne pliki końcowe:

PDF do druku – przygotowany pod wymagania produkcyjne.

PDF dla klienta – przygotowany do wygodnego przeglądania na ekranie.

Czy PDF powinien zastępować stronę internetową?

Najczęściej nie.

PDF i strona internetowa mają inne zadania. Katalog może prezentować uporządkowaną ofertę i pozwalać szybko porównać produkty. Strona internetowa lepiej nadaje się natomiast do publikowania informacji, które często się zmieniają.

Dotyczy to między innymi:

• cen,
• stanów magazynowych,
• aktualnych wariantów,
• nowych produktów,
• plików technicznych,
• dodatkowych zdjęć,
• formularzy zapytań.

Dlatego nie zawsze warto próbować umieszczać w katalogu wszystkie informacje, które znajdują się na stronie firmy.

Lepszym rozwiązaniem może być pokazanie w katalogu najważniejszych cech produktu i skierowanie odbiorcy do strony, na której znajdzie aktualne szczegóły.

Czy warto stosować kody QR w katalogu drukowanym?

Tak, pod warunkiem że kod QR prowadzi do czegoś, co rzeczywiście pomaga odbiorcy.

Może to być na przykład:

• karta konkretnego produktu,
• instrukcja,
• film pokazujący produkt,
• karta techniczna,
• konfigurator,
• dodatkowa galeria zdjęć,
• aktualny cennik,
• formularz zapytania.

Kod QR ma szczególnie dużo sensu wtedy, gdy papierowy katalog zawiera informacje stosunkowo trwałe, natomiast szczegóły aktualizowane są na stronie internetowej.

Przykładowo w katalogu można pozostawić zdjęcie, symbol produktu, główne parametry oraz opis zastosowania. Kod QR prowadzi wtedy do strony, na której klient znajdzie aktualną cenę, dostępność oraz pełną dokumentację.

W ten sposób katalog nie starzeje się tak szybko.

Czy umieszczać ceny w drukowanym katalogu?

To zależy od tego, jak często się zmieniają.

Jeżeli ceny pozostają stabilne przez długi czas, można umieścić je bezpośrednio przy produktach. Jeżeli jednak firma aktualizuje cennik kilka razy w roku, wydrukowany katalog może bardzo szybko stać się nieaktualny.

W takim przypadku lepiej oddzielić trwałe informacje o produkcie od danych, które często się zmieniają.

Katalog drukowany może zawierać:

nazwę produktu, zdjęcia, podstawowe parametry, warianty, zastosowanie i kod produktu.

Aktualną cenę można natomiast pozostawić w osobnym cenniku, sklepie internetowym albo na stronie produktu.

PDF również można aktualizować częściej niż druk, ale przy bardzo dynamicznych cenach nawet tutaj lepiej kierować odbiorcę do jednego miejsca z aktualnymi danymi.

A co z produktami, które często się zmieniają?

Częste zmiany w ofercie nie muszą oznaczać rezygnacji z druku.

Trzeba jedynie inaczej zaplanować zawartość.

Załóżmy, że firma oferuje kilkaset produktów, ale kilkadziesiąt z nich pojawia się lub znika w ciągu roku. Zamiast drukować dokładny stan oferty na konkretny dzień, katalog może prezentować grupy produktów, główne serie, zastosowania i reprezentatywne modele.

Aktualną pełną ofertę można pozostawić na stronie.

Innym rozwiązaniem jest przygotowanie głównego katalogu oraz mniejszych katalogów tematycznych lub sezonowych. Pozwala to aktualizować wybraną część materiałów bez ponownego drukowania obszernej publikacji.

To także jeden z powodów, dla których warto dobrze zaplanować strukturę katalogu jeszcze przed rozpoczęciem projektowania.

Czy katalog PDF powinien być wygodny na telefonie?

Warto to sprawdzić.

Klasyczny katalog A4 może wyglądać bardzo dobrze na dużym monitorze i po wydrukowaniu, ale na ekranie telefonu tekst będzie znacznie mniejszy.

Nie oznacza to automatycznie, że trzeba projektować osobny katalog mobilny. Jeżeli jednak znaczna część klientów otwiera materiały na smartfonach, trzeba sprawdzić:

czy tekst można przeczytać bez ciągłego powiększania, czy tabele pozostają czytelne, czy odnośniki łatwo nacisnąć oraz czy poszczególne strony nie zawierają zbyt wielu drobnych informacji.

W rozbudowanych ofertach dobrym rozwiązaniem może być pozostawienie katalogu PDF jako materiału do spokojnego przeglądania, a ruch mobilny kierować przede wszystkim do responsywnej strony internetowej.

Kiedy wystarczy tylko katalog PDF?

Sam PDF może być wystarczający, gdy firma prowadzi sprzedaż głównie zdalnie, oferta często się zmienia, a klienci są przyzwyczajeni do korzystania z dokumentacji elektronicznej.

Ma to sens również wtedy, gdy katalog jest przede wszystkim:

dokumentacją techniczną, zestawieniem produktów, dodatkiem do oferty przesyłanej e-mailem albo materiałem dla partnerów i dystrybutorów.

Trzeba jednak sprawdzić, jak w rzeczywistości wygląda sprzedaż.

Jeżeli przedstawiciele firmy regularnie odwiedzają klientów, uczestniczą w targach albo prezentują produkty podczas spotkań, drukowany katalog może nadal pełnić bardzo praktyczną rolę.

Kiedy można pozostać tylko przy katalogu drukowanym?

Takich sytuacji jest mniej, ale nadal występują.

Druk może wystarczyć, gdy katalog jest używany głównie w jednym miejscu, na przykład w salonie sprzedaży, showroomie, punkcie obsługi, hotelu, gabinecie lub podczas spotkań prowadzonych przez przedstawicieli.

Warto jednak zadać sobie jedno pytanie:

co klient zrobi po spotkaniu?

Jeżeli będzie chciał przesłać ofertę wspólnikowi, projektantowi, przełożonemu albo działowi zakupów, wersja PDF może mu to znacznie ułatwić.

Dlatego nawet wtedy, gdy papier pozostaje główną wersją katalogu, przygotowanie dobrej wersji cyfrowej często okazuje się przydatne.

Jak zaplanować katalog, który będzie działał w druku i w PDF?

Najlepiej zacząć od odbiorcy, a nie od programu graficznego.

Najpierw ustal:

1. Kto będzie korzystał z katalogu?
2. Czy katalog będzie używany podczas spotkania, czy głównie wysyłany?
3. Jak dużo produktów trzeba przedstawić?
4. Które informacje są stałe, a które często się zmieniają?
5. Czy klient powinien przejść z katalogu na stronę produktu?
6. Czy potrzebne są ceny?
7. Czy odbiorca będzie wyszukiwał konkretne symbole lub parametry?
8. Jak często katalog będzie aktualizowany?

Dopiero po odpowiedzi na te pytania warto planować liczbę stron, format, oprawę oraz szczegółowy układ.

Jeżeli jesteś jeszcze na etapie zbierania materiałów, zacznij od poradnika Jak zaplanować strukturę katalogu produktowego?. Jeżeli zawartość jest już gotowa i zbliżasz się do druku, przejdź do poradnika Jak przygotować katalog produktowy do druku?

Katalog drukowany czy PDF – co wybrać?

Nie istnieje jeden format odpowiedni dla każdej firmy.

Wybierz katalog drukowany, jeżeli oferta jest prezentowana podczas spotkań, targów lub bezpośrednich rozmów z klientami.

Wybierz PDF, jeżeli materiały są przede wszystkim przesyłane drogą elektroniczną, często udostępniane innym osobom albo regularnie aktualizowane.

Przygotuj obie wersje, jeżeli klient poznaje ofertę podczas bezpośredniego kontaktu, a później wraca do niej cyfrowo.

W wielu firmach właśnie trzecia sytuacja jest najbardziej naturalna. Papier pomaga przedstawić ofertę i prowadzić rozmowę, PDF pozwala wrócić do niej po spotkaniu, a strona internetowa dostarcza najbardziej aktualnych informacji.

Planujesz druk katalogu?

Jeżeli masz już gotowy projekt albo dopiero ustalasz jego format, liczbę stron, papier i rodzaj oprawy, skontaktuj się z Versoprint. Możemy pomóc ustalić parametry druku przed zamknięciem projektu, dzięki czemu łatwiej uniknąć późniejszych zmian w składzie katalogu.

Jeżeli nie masz jeszcze wybranego sposobu łączenia stron, zobacz również poradnik Katalog szyty, klejony czy spiralowany – jaką oprawę wybrać?.

Czy katalog PDF może zastąpić katalog drukowany?

Tak, jeżeli klienci korzystają z oferty przede wszystkim cyfrowo, a firma nie potrzebuje katalogów podczas spotkań, targów i prezentacji. Jeżeli sprzedaż odbywa się również bezpośrednio, wersja drukowana i PDF mogą dobrze się uzupełniać.

Czy z jednego projektu można przygotować drukowany katalog i PDF?

Tak. Teksty, zdjęcia i układ mogą mieć wspólną podstawę. Warto jednak przygotować osobny plik produkcyjny do drukarni oraz lżejszą wersję PDF przeznaczoną do wysyłania klientom i publikowania w internecie.

Czym różni się PDF do druku od PDF-u dla klienta?

PDF do druku powinien być przygotowany zgodnie z wymaganiami produkcyjnymi, między innymi pod względem formatu, spadów i jakości materiałów. PDF dla klienta powinien przede wszystkim szybko się otwierać, być wygodny do przeglądania i może zawierać aktywne linki oraz nawigację.

Czy warto drukować katalog, gdy firma ma stronę internetową?

Tak, jeżeli drukowany katalog będzie wykorzystywany podczas spotkań, targów, prezentacji lub pracy handlowców. Nie musi kopiować całej strony. Może przedstawiać najważniejszą część oferty, a po aktualne dane kierować odbiorcę do internetu.

Czy katalog PDF powinien mieć klikalny spis treści?

Przy większej liczbie stron zdecydowanie warto go dodać. Ułatwia szybkie przechodzenie pomiędzy kategoriami i zwiększa wygodę korzystania z dokumentu.

Czy w drukowanym katalogu warto stosować kody QR?

Tak, szczególnie wtedy, gdy prowadzą do aktualnych cen, dokumentacji, filmów, konfiguratorów lub stron produktów. Dzięki temu nie trzeba umieszczać w druku wszystkich informacji, które mogą szybko się zmienić.

Czy umieszczać ceny w drukowanym katalogu?

Jeżeli ceny są stabilne, można je umieścić przy produktach. Przy częstych zmianach bezpieczniej pozostawić ceny w osobnym cenniku albo w internecie, a katalog wykorzystać do prezentacji produktów i ich najważniejszych cech.

Czy katalog PDF trzeba dostosować do telefonu?

Warto przynajmniej sprawdzić jego czytelność na smartfonie. Jeżeli większość stron zawiera dużo drobnego tekstu, rozbudowane tabele lub wiele produktów, użytkownik telefonu może mieć trudności z wygodnym korzystaniem z dokumentu.

Co przygotować najpierw: wersję drukowaną czy PDF?

Jeżeli katalog ma być drukowany, najlepiej najpierw ustalić parametry fizycznej publikacji, takie jak format, liczba stron i oprawa. Te elementy wpływają na projekt. Na podstawie gotowego układu można później przygotować odpowiednią wersję cyfrową.

Czy katalog drukowany i PDF powinny zawierać dokładnie te same produkty?

Nie muszą. Firma może przygotować drukowany katalog obejmujący główną i bardziej trwałą część oferty, natomiast w PDF-ie lub na stronie internetowej prezentować również nowe, sezonowe albo często zmieniające się produkty.